Trabajar desde casa forma parte de la nueva normalidad, por lo que ahora pasamos más tiempo que nunca realizando llamadas de trabajo. Sin embargo, sin una planificación adecuada, las llamadas pueden perder sentido rápidamente. Cabe destacar que la experiencia generada con el teletrabajo en equipos virtuales marcará una nueva era en la forma de trabajar. A pesar de ello, es importante establecer una serie de pautas tanto para jefes como empleados. Aquí tienes una serie de consejos que te ayudarán a aprovechar al máximo todas las llamadas.
1. Todos somos humanos
Enciende la cámara y anima a los participantes de las llamadas de trabajo a que hagan lo mismo. Es mucho más fácil conectar con la gente a nivel humano cuando puedes verla.
2. Despeja el fondo
Asegúrate de tener un fondo lo más despejado y ordenado posible para evitar distracciones. Una pared lisa o una serie de estanterías con plantas, libros o adornos forman un fondo interesante.
3. Fomenta las buenas relaciones
Al principio de las llamadas de trabajo, tómate unos minutos para preguntar a los demás participantes cosas que no estén relacionadas con el trabajo. Asegúrate de involucrar a todos los participantes, ya que esto contribuye en gran medida a estrechar lazos.
4. Adapta tu enfoque
Adapta la agenda y el enfoque en función de con quién estés hablando, ya que esto te ayudará a crear buenas relaciones. Las herramientas de perfiles de personalidad, como la del Grupo P&A o Mettl son estupendas para que los grupos interactúen.
5. Usa la vista de pantalla dividida
Es mucho más eficiente y preciso poder tomar notas mientras estás en la llamada. Para ello, utiliza la vista de pantalla dividida o de escritorio doble para que te sea mucho más fácil, ya que podrás ver a los participantes mientras tomas notas.
6. Utiliza un software de videollamada sencillo
Según algunos estudios, más del 50% de los usuarios de videoconferencias pierden unos 10 minutos por sesión para configurar el programa. Puedes facilitar la labor a los asistentes al utilizar un software para videollamadas que no haya que descargarse.
7. Haz un resumen al principio
Comparte la estructura de la llamada al principio de esta para captar la atención de los participantes. Marca los objetivos, los posibles resultados y cualquier tema del que quieras hablar en la llamada. Además, al tener una estructura clara te aseguras de que no se te olvida tratar ningún punto importante.
8. Respeta el tiempo de los demás
Gran parte de los trabajadores afirman que la mitad de las reuniones a las que asisten carecen de valor, comienzan tarde o suponen un aumento del estrés de los participantes. Respeta el tiempo de los participantes, sé puntual y no excedas el tiempo.
9. Guarda tiempo para las preguntas
Interactúa con los participantes y evita que se dispersen al realizar pausas para preguntas. Esto hará que se sientan parte de las llamadas de trabajo.
10. Haz un seguimiento al instante
Envía un resumen de la llamada, con las tareas y las fechas de entrega a todos los participantes después de la llamada. También es importante reflexionar sobre qué ha ido bien o los aspectos a mejorar en la próxima llamada.
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