Cómo organizar tus ventas y mejorar tu productividad con la matriz de Eisenhower

Si te preguntas cómo aprovecharla, pronto descubrirás el secreto.

Qué es la matriz de Eisenhower y cómo aplicarla en ventas

Consiste en una manera específica de organizar las tareas en función de su importancia. Al emplearla, puedes priorizar de forma efectiva tu trabajo para optimizarlo al máximo. Eso sí, la matriz no la creó directamente Eisenhower, sino que fue obra de Stephen Covey.

El afamado autor norteamericano se basó en estas palabras del expresidente para crear la matriz: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. El resultado final fue un cuadro compuesto de cuatro categorías: urgente y no urgente arriba, importante y no importante a la izquierda.

Explicación sencilla del método

Lo que te propone la matriz puede reflejarse de la siguiente manera:

• Cuadrante uno: urgente e importante. Son las tareas que debes acabar de inmediato. Su prioridad es la más alta y no las puedes posponer.
• Cuadrante dos: no urgente, pero importante. Se trata de tareas que contribuyen a alcanzar tus objetivos a largo plazo. No requieren una acción inmediata, pero debes planificar su cumplimiento.
• Cuadrante tres: urgente, pero no importante. Aunque tus responsabilidades sean urgentes, no tienen un alto impacto en tus objetivos a largo plazo. De hecho, si las delegas o retrasas un poco, no te enfrentarás a consecuencias negativas.
• Cuadrante cuatro: ni urgentes ni importantes. Aquí se encuentran aquellas tareas que son triviales y que, por tanto, no te aportan valor. Lo recomendable es eliminarlas o reducirlas al mínimo.

Ejemplos adaptados al trabajo de un agente

Como agente de seguros, tu trabajo puede ser exigente. Sin embargo, no tienes porqué sentirte abrumado, ya que la matriz de Eisenhower te da la solución. Por ejemplo, si un cliente acaba de sufrir un accidente, responder a su llamada es urgente e importante.

Sin embargo, planificar una reunión con un cliente potencial para ofrecerle un producto ajustado a sus necesidades no es urgente. Tienes tiempo suficiente para pensar en cómo abordar la situación, pero ten en cuenta que es importante. Te juegas una venta.

En cuanto al tercer cuadrante, responder a una llamada telefónica de un cliente que tiene una consulta menor. Aunque es urgente porque el cliente está esperando una respuesta, no es crucial para tus objetivos principales. Podrías delegar esta tarea a un asistente.

¿Qué acciones catalogar como ni urgentes ni importantes? Duplicidad de tareas por no utilizar correctamente las herramientas de gestión o revisar y organizar los contactos en tu agenda son algunos ejemplos.No es urgente ni importante para tus tareas diarias y puede posponerse o eliminarse si tienes otras prioridades

Cómo priorizar tareas comerciales

A la hora de priorizar las tareas, existen varios modos de clasificarlas. Uno muy sencillo es asignar colores, donde el rojo serán las más importantes y el azul las menos prioritarias. Además, procura no cargar la matriz con actividades, porque te costará categorizarlas.

Tipos de tareas que puede tener un agente

Estas son algunas actividades que puedes tener como agente de seguros:

• Incrementar la cartera de clientes de la empresa.
• Identificar las necesidades de clientes potenciales.
• Hacer visitas para presentar los productos y servicios nuevos.
• Asesoramiento técnico.

Más allá de conocer estas tareas, es esencial que sepas cómo incrementar las ventas. Para conseguirlo, desde GENERALI te recomendamos este contenido: “Revolucionando las ventas con un nuevo modelo de atención al cliente”. En su interior descubrirás lo que precisas para avanzar al siguiente nivel.

Cómo clasificarlas en la matriz

La clasificación en la matriz es sencilla. Si has hecho una lista previa, vete colocando cada actividad en un cuadrante en función de su prioridad. Procura que no existan más de diez en la misma categoría para no cargar demasiado cada apartado.

Ventajas de usar la matriz para tu productividad diaria

La matriz te aporta una amplia variedad de ventajas. De entre todas, el aumento de la productividad es la que más destaca, pues no perderás el tiempo en acciones triviales. Podrás identificar con facilidad las prioritarias y centrar en ellas tus esfuerzos.

Organización

Junto con lo anterior, los cuadrantes tienen como finalidad simplificar tu organización. Al disponer tus responsabilidades en cada uno, puedes comprobar de un vistazo qué hacer primero.

Reducción del estrés

Como la situación está bajo control, el estrés disminuye. Cuentas con un método para actuar de manera disciplinada y ordenada. Así, no volverás a sentirte abrumado por todo lo que tienes que hacer.

Seguimiento de la cartera de clientes

También te facilita el seguimiento de la cartera de clientes, una actividad que debe ser importante. Quizás no sea urgente, pero sí es relevante para tu futuro. Recuerda que crear vínculos y fomentar la confianza necesita tiempo.

Herramientas y soluciones para llevarlo a la práctica

Existen diferentes herramientas para llevar la matriz a la práctica. Muchas de ellas son informáticas para que pierdas el menor tiempo posible creando los cuadrantes. Así, aumentarás aún más tu eficiencia.

Uso de CRM y trazabilidad de tareas

Usar un CRM es una gran idea, ya que te permite ordenar las tareas y llevar su trazabilidad. Es decir, es una herramienta con la que gestionar cada acción que tienes que realizar y que ya has concluido.

Personalización en la relación con el cliente

Las herramientas también son útiles para personalizar la relación con el cliente. Piensa que muchas, como un CRM o un ERP, integran los datos de los compradores para analizarlos. Al prestarles atención obtendrás información útil para tomar mejores decisiones.

Guía rápida para empezar hoy mismo

Si tienes dudas sobre por dónde empezar con la matriz, nada mejor que recurrir a una lista de pasos. Con ellos, no te costará poner en práctica esta potente herramienta.

Lista de pasos simples para ponerlo en marcha

• Haz un inventario de tareas.
• Clasifica las tareas dentro de cada cuadrante.
• Enfócate en el primer cuadrante y programa el segundo.
• Delega las que están en el tercero y elimina o minimiza las cuartas, pues son irrelevantes.

Con la matriz de Eisenhower, dispones de una herramienta de gran utilidad. En GENERALI recomendamos a nuestros agentes de seguros que la usen. Y si quieres trabajar con nosotros, ¡no dudes en enviar tu currículum!