Reuniones efectivas online: claves para sesiones productivas y la gestión del tiempo

Gracias a la comunicación digital es posible realizar este tipo de acciones. Sin embargo, cuando se produce un exceso de reuniones, no hay planificación, o estas superan un tiempo determinado, dejan de ser útiles y reducen la productividad de los equipos. De hecho, según un estudio realizado por Harvard Business Review, el 70 % de las reuniones impiden que los empleados resulten productivos.

En este artículo vamos a darte las claves necesarias para tener reuniones online efectivas y eficientes, prestando especial atención a la productividad y la gestión del tiempo. Además, también podrás aplicar estas estrategias a las reuniones presenciales.

Principios de reuniones online efectivas

Para que las reuniones de trabajo resulten efectivas puedes aplicar estos principios básicos.

Reuniones cortas y productivas

Seguro que has oído alguna vez que una reunión que supera la hora deja de ser efectiva. Y es que una de las claves más importantes para aumentar la productividad es controlar la duración. Está demostrado que, conforme se alargan las reuniones, la atención disminuye y los temas se diluyen. Por ello, un buen consejo es establecer un límite de tiempo y cumplirlo de manera rigurosa.

Una técnica que suele funcionar es el uso de stand-up meetings, reuniones en las cuales los participantes se mantienen en pie en lugar de sentarse. De esta manera, además de fomentar la participación, los miembros del equipo son más concisos y directos, ya que nadie desea estar mucho tiempo parado y en pie en el mismo lugar.

Uso estratégico de la agenda

Para que las reuniones de trabajo sean efectivas hay que hacer una buena gestión del tiempo. Un buen modo es planificar la agenda de la reunión como si se tratara de una hoja de ruta. En esta agenda deben estar bien reflejados los temas que se van a tratar. Lo ideal es:

• Distribuir la agenda con antelación para que cada asistente vaya preparado.
• Seguir la agenda paso a paso y evitar entrar en discusiones que no tienen que ver con lo marcado en el orden del día.
• Asignar un tiempo a cada discusión para que los temas no se alarguen sin necesidad. De este modo, los participantes son conscientes del tiempo que hay para cada tema y lo gestionan con más eficacia. Si hay demasiados temas en el orden del día, es mejor dividirlos y planificar sesiones cortas enfocadas a resolver cada punto.

Definición clara de objetivos

Cada reunión debe tener objetivos claros y específicos, por ello, antes de comenzar, es fundamental establecer lo que se espera lograr y comunicárselo a los participantes. Así existe un propósito claro que permite a todos los asistentes trabajar en conjunto. Cuando una reunión que carece de objetivos, se tiende a divagar y pierde el sentido.

Claves para una gestión efectiva

La gestión efectiva es fundamental en cualquier ámbito de la vida, ya sea en el mundo empresarial, en la organización de proyectos, o incluso en la administración personal.

Para lograr una gestión eficiente, es esencial contar con las herramientas adecuadas que nos permitan planificar, organizar, controlar y evaluar nuestras actividades de manera óptima.

Además, existen otras claves que debemos tener en cuenta como fomentar un ambiente de trabajo donde todos sean escuchados. Entre estas claves vemos:

1. Gestión activa de participantes

Cada participante ha de tener la oportunidad de contribuir de manera activa. El coordinador de la reunión es el encargado de animar a los asistentes a que compartan sus opiniones o dudas formulando preguntas. Se pueden usar diferentes métodos de participación con el fin de facilitar la interacción, como un periodo de preguntas y respuestas o la opción de levantar la mano.

Fomento del diálogo robusto

Es necesario que surja un diálogo efectivo en las reuniones en línea. Y lograrlo, de nuevo, recae en el coordinador. El método es sencillo: animar a los participantes a que discutan las ideas y las opiniones de los asistentes de manera productiva y con respeto.

También es conveniente:

• Establecer ciertas reglas de conducta, como esperar a que se termine de hablar antes de responder, para evitar interrupciones y malentendidos.
• Aplicar la escucha activa para fomentar un ambiente de diálogo respetuoso.

El poder transformador de las preguntas

Las preguntas son un valioso activo dentro de las reuniones en línea ya que permiten estimular el pensamiento crítico y fomentan la comunicación efectiva. Por medio de ellas se encuentran soluciones o se discuten suposiciones.

Las preguntas nos permiten explotar temas de fondo, por lo que su uso estratégico nos da la oportunidad de profundizar en lo que se está tratando y evitar ambigüedades.

Optimización del tiempo y seguimiento

La optimización del tiempo y el seguimiento es igual de importante que cualquiera de los puntos anteriores que hemos visto, pero ¿cómo hacerlo?

Gestión del tiempo en la reunión

Como hemos explicado unas líneas más arriba, las reuniones no pueden eternizarse, por lo que hay que realizar una gestión eficaz del tiempo. Algunos trucos para conseguirlo son:

• Usar recordatorios visuales y cronogramas para que los asistentes estén al tanto del tiempo que queda.
• Designar a alguien para que se encargue de controlar el tiempo y advertir a los participantes si es necesario acelerar el ritmo.
• Establecer periodos de descanso cortos entre temas para que los participantes descansen y puedan centrarse en el siguiente asunto.

Plan de acción y seguimiento

Una vez finaliza la reunión, debemos establecer un plan de acción claro. No hay que olvidar el objetivo que nos condujo a convocar la reunión y si este no era explicar un tema cerrado, hay que fijar los próximos pasos, los plazos para cumplirlos y establecer quiénes serán los responsables. No olvides realizar un seguimiento para asegurarte de que se están cumpliendo los compromisos que cada miembro del equipo adquirió durante la reunión.

Usar herramientas de gestión de proyectos y comunicación puede ayudarte también a eficientar tu trabajo. En GENERALI, por ejemplo, tenemos un poderoso CRM que sirve tanto para asignar tareas y hacer seguimiento del progreso, como para ayudar a los comerciales a controlar su cartera de clientes. Puedes saber más leyendo este artículo: ‘Cómo utilizar un CRM para aumentar tus ventas y mejorar la gestión de clientes: guía completa’.

En conclusión, las reuniones en línea efectivas son esenciales para la colaboración y la toma de decisiones en entornos de trabajo remoto. Si aplicas estos sencillos consejos lograrás alcanzar tus objetivos en ellas.

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